Nachhaltigkeitsbericht 2015
Compliance-Struktur und -Bericht
Eine gut funktionierende Compliance-Struktur betrachten wir als essenzielles Instrument, um die Einhaltung externer Regelwerke sowie firmenintern gesetzter Anforderungen zu gewährleisten. 2015 wurde die Compliance-Struktur der Hannover Rück SE daher zuletzt vor dem Hintergrund der Compliance-Anforderungen unter Solvency II überprüft.
Bei der Hannover Rück stellen der Chief Compliance Officer sowie das Referat Compliance sicher, dass geltende Gesetze, Normen und sonstige externe Richtlinien den Mitarbeitern bekannt sind. Ein weltweites Compliance-Netzwerk von Compliance Verantwortlichen an den ausländischen Standorten unterstützt den Chief Compliance Officer bei seinen Aufgaben und berichtet auch an ihn. So können lokale Compliance-Verstöße auch außerhalb der lokalen Hierarchie direkt berichtet werden. In einem jährlichen Bericht wird der Vorstand zum Thema Compliance informiert.
Zur Vertiefung der Zusammenarbeit innerhalb des Compliance-Netzwerks auf europäischer Ebene organsiert die Hannover Rück jährlich ein European Compliance Officer Treffen. Ergänzend dazu werden in den Quartalen, in denen kein Treffen erfolgt, Telefonkonferenzen durchgeführt. Hierdurch werden eine engere Abstimmung sowie eine Kontrolle bei der Umsetzung der Compliance-Maßnahmen erreicht.
Neben dem Referat Compliance bestehen Compliance Committees, denen Mitglieder aus den Geschäftsfeldern sowie aus den Bereichen Recht, Finanzen, Rechnungslegung und Kapitalanlagen angehören. Die Compliance Committees prüfen bestimmte Rückversicherungsverträge besonders im Hinblick auf die Einhaltung von Aufsichtsrecht, Rechnungslegungsvorschriften und anderen Normen.
Der Chief Compliance Officer wirkt durch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, wie unter anderem Group Auditing (Revision), auf die Einhaltung von unternehmensinternen Richtlinien hin. Darüber hinaus besteht ein Hinweisgebersystem für die Gesellschaften des Konzerns über ein internetbasiertes Hinweisgebersystem, um Mitarbeitern, Kunden und Dritten die Möglichkeit zu geben, gegebenenfalls auch anonym auf gravierende Compliance-Verstöße in der jeweiligen Landessprache oder auf Englisch hinzuweisen. Etwaige Hinweise und die daraufhin eingeleiteten Maßnahmen fließen in den jährlichen Compliance-Bericht ein. Über das konzernweit installierte Hinweisgebersystem ging im Berichtsjahr eine Meldung mit einem Hinweis auf ein vermeintliches Fehlverhalten ein. Nach genauerer Untersuchung wurde dieses Verhalten aber als mit den geltenden Regelungen in Einklang befindlich beurteilt. Konzernweit können sich die Beschäftigten über eine an das Referat Compliance angebundene E-Mail-Adresse zu Compliance-Fragen beraten lassen.
Anti-Korruptionsschulungen
Alle neuen Mitarbeiter der Hannover Rück in Deutschland nehmen bei Eintritt in das Unternehmen an unserer Schulung zum Thema Compliance teil, die neben anderen Aspekten das Thema Korruption und entsprechende gesetzeskonforme Verhaltensweisen abdeckt – unabhängig davon, ob sie der Leitungsebene angehören oder nicht. Im Jahr 2015 wurden drei Schulungen für insgesamt 87 Mitarbeiter durchgeführt. Um die Beschäftigten für Compliance-Themen wie Anti-Korruption zu sensibilisieren, nutzen wir klassische Kommunikationskanäle wie Intranetportale und Online-Newsletter.
Compliance-Bericht
Der Compliance-Bericht für das Kalenderjahr 2015 wurde dem Finanz- und Prüfungsausschuss im März 2016 vorgelegt. In dem Bericht werden die Struktur und die vielfältigen Aktivitäten der Hannover Rück in diesem Zusammenhang dargestellt. Ebenfalls fließen die Ergebnisse der gesonderten Datenschutz-Berichterstattung für das Kalenderjahr 2015 in den Compliance-Bericht ein. Nach eingehenden Prüfungen zu Themen wie Directors' Dealings, Ad- hoc- und sonstige Meldepflichten, Insiderverzeichnis, Beraterverträge, Datenschutz, internationale Sanktionen kommt der Bericht zu dem Ergebnis, dass nur wenige Umstände bekannt wurden, die auf Verstöße gegen Compliance relevante Bestimmungen schließen lassen. Insgesamt wurden sechs Compliance relevante Vorfälle gemeldet. Nach eingehender Untersuchung dieser Vorkommnisse wurden die erforderlichen Vorkehrungen getroffen, um für die Zukunft sicherzustellen, dass die Hannover Rück in Übereinstimmung mit den internen und externen Anforderungen für ihre Geschäftstätigkeit ist. Als Folge der Vorfälle wurden interne Revisionsmaßnahmen getroffen, um das interne Kontrollsystem auf lokaler Ebene und an der Schnittstelle zwischen Home Office und Niederlassung zu verbessern und die Einhaltung der entsprechenden Guidelines aufmerksamer zu überwachen.
Eine Compliance-Risikoanalyse erfolgte im Berichtsjahr in Zusammenarbeit mit den Bereichen Personal, Accounting und Steuern. Als Ergebnis der Risikoanalyse wurden die erkannten Risiken einer non-Compliance und die zur Verhinderung einer non-Compliance getroffenen Maßnahmen dokumentiert und auf Angemessenheit hin überprüft.